Administrace v průběhu realizace projektů

Každý projekt bude zaevidován, bude mu přiděleno číslo, bude mít vytvořenu samostatnou složku se záznamovým listem o dokumentech a úkonech, ve kterém se budou v rámci jedné žádosti provádět. Každá činnost, která se se spisem provede, bude v záznamovém listě zapsána a bude z ní zřejmé, v jaké fázi se projekt nachází. Projekt bude obodován a výběrovou komisí vybrán k dotování. Všechny vybrané projekty se v termínech únor, červen, říjen, podle data výzvy předají na RO SZIF spolu se seznamem, protokolem, žádostmi.

RO SZIF posoudí předložené projekty, sepíše Dohodu a nastane průběh realizace. MAS v této fázi bude hrát velkou úlohu. MAS bude předávat potřebnou dokumentaci SZIF k proplacení, bude každému žadateli pomocníkem při řešení problémů a dotazů. MAS si vytvoří kontrolní skupinu, která bude odpovídat za realizaci projektů a která bude provádět kontroly na místě, tak kontroly administrativního charakteru. Za kontroly je zodpovědný manažer či jiný pověřený pracovník MAS, který potvrzuje žádost o proplacení.

Za vedení složek projektů bude odpovídat manažer MAS spolu s administrativní pracovnicí.

Metodika plánování a provádění kontrol projektů

Při celém procesu podání, schvalování, realizace a vyhodnocování budou nastaveny kontrolní mechanismy, které budou mít tuto strukturu:

  • příjem žádosti

administrativní kontrola předběžná – oznámení žadateli, záznam v kontrolním listě

administrativní kontrola následná – kontrola přijatelnosti a kontrola formální správnosti, doporučený dopis žadateli, záznam v kontrolním listě

  • realizace projektů

Pro tuto část bude vypracován harmonogram plánu kontrol, který bude zahrnovat kontroly ex-ante, on-going a ex-post. Tyto kontroly budou probíhat nezávisle na kontrolách SZIF. U vybraných projektů budou provedeny některé z těchto tří kontrol. V případě většího rozsahu či potřeby se bude počet kontrol zvyšovat a dojde ke kontrole nahodilé- ad-hoc. Tato potřeba se odrazí v plánu kontrol na jednotlivé měsíce.

Z každé kontroly bude sepsán záznam, který bude založen ve složce projektu.

Kontrola se bude zaměřovat nejen na vlastní plnění projektu, ale také na plnění kritérií.

Pro provádění kontrol bude pověřen manažer a k němu za každou oblast ještě jeden pracovník.

 

Způsob zajištění osob, které se budou podílet na administraci a kontrole realizace projektů

MAS má ve svém týmu dostatek odborně zdatných členů, kteří zabezpečí administrativní a kontrolní činnost.